Ancak sözü edilen Kaza-i Erbaa, Sonusa, Karayaka, Taşabat ve Erek adlı dört nahiyenin meydana getirdiği bir idari yapılanmadır. Bu dört nahiyeden biri olan Erek nahiyesinin zamanla nüfus ve yerleşim büyüyerek gelişmesi, diğer nahiyelerin yanında kendisine müstesna bir yer kazandırdı. Nitekim Erek nahiyesi zamanın devlet idaresinde 1872 yılında Amasya sancağına bağlı bir kaza (ilçe) olarak teşkilatlandırılmış, daha önce nahiyenin genel adı olan Erbaa adı da yeni kazanın-ilçenin adı olmuştur. Erbaa kelimesi, Arapça olup "dört" anlamına gelmektedir. Böylece 1872 yılında tesis bulunan Erbaa Kaymakamlığı, 1892 yılında Tokat'a bağlanmıştır. Erbaa; 3 Belde Belediyesi, 74 Köy ve 97 Mezra bulunmaktadır. Erbaa İlçe merkezi 25, beldeler ise 19 mahalleden oluşmaktadır. İlçede toplam 118 köy ve mahalle muhtarlığı bulunmaktadır.
