Etkinlik, Dr. Öğr. Üyesi Serhat Bekâr ve Öğr. Gör. Kamil Alacalı tarafından koordine edilirken, Erbaa’daki Kültür, Sanat ve Spor Kulüpleri de etkinliğe katkı sağladı.
Erbaa Yerleşkesinde yapılan etkinliğe, çeşitli öğrenci kulüpleri ile yerel dernekler ve kulüp temsilcileri katıldı. Medya Kültür ve Spor Kulübü, Engelli ve Yaşlı Dostu Kulübü, Genç Yöneticiler Kulübü, İletişim Kulübü gibi okul içi kulüplerin yanı sıra, Bisiklet Kulübü, Doğa Yürüyüş Kulübü, Erbaa Bilim, Kültür ve Sanat Merkezi, Erbaa Belediyesi Spor Kulübü, Film Kulübü, Fotoğrafçılık Kulübü ve Müzik Kulübü gibi ilçede faaliyet gösteren birçok kulüp de etkinliğe temsilcileriyle katıldı.
Erbaa Meslek Yüksekokulu Müdürü Dr. Öğr. Üyesi İrfan Usta, etkinliğin açılış konuşmasında, öğrenci kulüplerinin gençlerin sosyalleşmesi ve kişisel gelişimindeki önemli rolüne dikkat çekerek, sosyal transkript uygulaması hakkında katılımcılara bilgiler verdi. Sosyal transkript uygulamasının, öğrencilerin kulüp ve sosyal etkinliklerdeki katılımlarını belgeleyerek, kariyerlerine katkı sağladığını vurguladı.
Kulüp temsilcileri, etkinlik boyunca kulüplerinin faaliyetleri hakkında ayrıntılı bilgiler paylaşarak, Erbaa halkıyla yapılan sanat etkinliklerinden okçuluk ve at biniciliği kurslarına kadar pek çok sosyal faaliyet hakkında katılımcıları bilgilendirdi. Ayrıca, fotoğrafçılık, yürüyüş, bisiklet turları, kitap okuma, film ve kitap değerlendirme etkinlikleri gibi geniş bir yelpazeye sahip organizasyonlar hakkında bilgi verildi. Etkinliğin soru-cevap kısmında ise katılımcılar, kulüp temsilcilerinden merak ettikleri konularda bilgi aldılar.
Etkinlik, Erbaa MYO Müdürü Dr. Öğr. Üyesi İrfan Usta ve Müdür Yardımcıları Öğr. Gör. Tülay Özer ile Öğr. Gör. Nurgül Kaplan tarafından katılımcılara teşekkür belgelerinin takdim edilmesiyle son buldu. Katılımcılar, etkinliğin ardından toplu fotoğraf çekildi. Etkinlik, öğrencilere sosyal ve kültürel açıdan zengin bir deneyim sunarken, kulüplerin tanıtımı açısından da önemli bir fırsat oldu.
